Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen des Kanzlei-Checks verarbeiten, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte dir dabei zustehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Die Kanzlei Entwickler GmbH
Laurentiusstraße 44–46
51465 Bergisch Gladbach
E-Mail: info@kanzlei-entwickler.de
Telefon: 02202 942 95 0

Weitere Angaben findest du im Impressum.

2. Zweck der Verarbeitung

Der Kanzlei-Check ist ein kostenloses Selbstauskunfts-Tool für Steuerkanzleien, mit dem der digitale und fachliche Entwicklungsstand in den Bereichen Lohn, Finanzbuchhaltung und Einkommensteuer ermittelt wird. Darauf aufbauend bieten wir optional eine vertiefte, kostenpflichtige Kanzlei-Inspektion („Kanzlei-Entwicklungskonzept“) an. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich, um diese Leistungen bereitzustellen, dein Ergebnis zu berechnen und darzustellen, dich zu deinem Konto zu authentifizieren, dich per E-Mail über den Status deiner Anfragen zu informieren und – bei aktiver Buchung – ein persönliches Auswertungsgespräch zu ermöglichen.

3. Registrierung

Für die Nutzung des Kanzlei-Checks ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Kanzleiname und eine grobe Mitarbeiteranzahl (Größenklasse). Die E-Mail-Adresse wird zur Bestätigung des Kontos, zur Anmeldung und zur Kommunikation über den Status deiner Anfragen genutzt. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Angaben im Kanzlei-Check

Im Rahmen des Checks beantwortest du strukturierte Fragen zu Prozessen, Standards und dem Digitalisierungsgrad deiner Kanzlei. Einzelne Fragen erlauben ergänzenden Freitext. Rechtsgrundlage ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wichtiger Hinweis: Bitte gib in Freitextfeldern keine personenbezogenen Mandanten-, Mitarbeiter- oder Steuerdaten Dritter an. Für die Auswertung des Checks sind solche Angaben nicht erforderlich.

5. Hosting und technische Bereitstellung

Die Anwendung wird technisch auf Basis von Next.js betrieben und nutzt Supabase (siehe Ziffer 6) als Datenbank- und Authentifizierungsdienst. Weitere technische Provider im Sinne der Auftragsverarbeitung können im Rahmen des Betriebs (z. B. für Hosting/Deployment) eingesetzt werden. Sofern hierbei personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, schließen wir mit den jeweiligen Anbietern Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO ab. Der konkrete Produktivstandort der eingesetzten Infrastruktur wird vor Veröffentlichung final geprüft und diese Erklärung bei Bedarf entsprechend aktualisiert.

6. Datenbank und Authentifizierung (Supabase)

Für die Speicherung deiner Konto- und Assessmentdaten sowie für die Anmeldung (Authentifizierung) nutzen wir Supabase. Supabase verwaltet dabei insbesondere: deine Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort), deine Sitzung (technisch notwendige Anmelde-Cookies) sowie die in der Datenbank gespeicherten Angaben zu deiner Organisation und deinen Checks (siehe Ziffer 12 für die vollständige Liste). Eine Dateispeicherung (Supabase Storage) wird von uns nicht genutzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Supabase.

7. Einsatz Künstlicher Intelligenz (OpenAI)

Der kostenlose Kanzlei-Check (inklusive deines Ergebnisses) wird vollständig regelbasiert und deterministisch berechnet. Für den kostenlosen Check und die Darstellung deines Ergebnisses wird keine Anfrage an einen KI-Anbieter gesendet.

Erst wenn eine Kanzlei die kostenpflichtige, vertiefte Kanzlei-Inspektion („Kanzlei-Entwicklungskonzept“) in Auftrag gibt bzw. im Rahmen einer persönlich begleiteten Inspektion eine KI-gestützte interne Analyse und ein daraus abgeleiteter Berichtsentwurf erstellt werden, wird hierfür der Sprachmodell-Anbieter OpenAI eingesetzt. Dies geschieht ausschließlich durch einen bewussten, manuell ausgelösten Vorgang – niemals automatisch beim bloßen Aufruf einer Seite.

An OpenAI übermittelt werden dabei ausschließlich:

• die fachlichen Auswertungsdaten des Checks (Scores je Bereich, Dimension und Entwicklungsthema),
• die konkreten Fragetitel und die dazu gewählten Antworten der bewerteten Fragen,
• frei formulierte Zusatzangaben und interne Beobachtungsnotizen aus dem Check, wobei erkennbare E-Mail-Adressen, IBANs und telefonnummernähnliche Zeichenfolgen vorab automatisiert unkenntlich gemacht werden.

Nicht übermittelt werden dabei: der Name der Kanzlei, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Organisations- oder Nutzer-ID. Diese Angaben sind technisch nicht Bestandteil der an OpenAI gesendeten Daten. Die automatisierte Unkenntlichmachung von Freitext-Angaben ist ein bestmöglicher, regelbasierter Filter (z. B. für E-Mail-Adressen, IBANs, Telefonnummern) und stellt keine vollständige Anonymisierung dar – wir bitten dich daher zusätzlich, in Freitextfeldern grundsätzlich keine personenbezogenen Daten Dritter anzugeben (siehe Ziffer 4).

OpenAI verarbeitet die übermittelten Daten als unser Auftragsverarbeiter zur Erstellung der Analyse und des Berichtsentwurfs; eine darüberhinausgehende Speicherung der Anfrage bei OpenAI wird technisch deaktiviert. Soweit dabei eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt, stützen wir uns auf die von OpenAI bereitgestellten Garantien (u. a. EU-Standardvertragsklauseln bzw. einen entsprechenden Angemessenheitsmechanismus). Ob für das konkret genutzte OpenAI-Projekt eine ausschließlich europäische Datenverarbeitung (Data Residency) vertraglich zugesichert ist, wird vor Produktivstart gesondert geprüft und diese Erklärung bei Bedarf aktualisiert; wir treffen an dieser Stelle bewusst keine pauschale Aussage, die über die tatsächlich bestehende Konfiguration hinausgeht.

8. Automatisierte Auswertung

Das Ergebnis deines kostenlosen Checks (Gesamtscore, Bereichs- und Themenwerte) wird ausschließlich regelbasiert und nachvollziehbar berechnet, nicht durch Künstliche Intelligenz. Es handelt sich dabei nicht um eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung dir gegenüber, da das Ergebnis lediglich eine informative Selbstauskunft ist und keine automatisierte Entscheidung über dich trifft.

9. Individuelles Kanzlei-Entwicklungskonzept

Forderst du das kostenpflichtige Kanzlei-Entwicklungskonzept an, verarbeiten wir zusätzlich den Status deiner Anfrage (angefordert, bezahlt) sowie die daraus erstellte interne Analyse und den veröffentlichten Bericht. Die fachliche Prüfung und Freigabe erfolgt durch unsere Mitarbeitenden, bevor dir der Bericht zugänglich gemacht wird. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des zugrunde liegenden Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. Terminbuchung

Im veröffentlichten Kanzlei-Entwicklungskonzept bieten wir die Möglichkeit, ein persönliches Auswertungsgespräch zu buchen. Die Terminbuchung erfolgt über den Kalender-Dienst HubSpot Meetings der HubSpot Inc. Der zugehörige Buchungskalender (Skript und eingebetteter Kalender) wird dabei nicht automatisch beim Aufruf der Seite geladen, sondern ausschließlich, nachdem du aktiv auf „Kalender laden“ bzw. den Buchungsbereich klickst. Vor diesem aktiven Klick werden keine Inhalte von HubSpot nachgeladen und keine entsprechenden Cookies gesetzt.

Buchst du darüber einen Termin, übermittelst du die dafür von HubSpot abgefragten Angaben (in der Regel Name, E-Mail-Adresse und der gewünschte Termin) direkt an HubSpot. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Beratungsvertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). HubSpot kann dabei Daten auch außerhalb der EU/des EWR verarbeiten; wir stützen uns hierbei auf die von HubSpot bereitgestellten Garantien (u. a. EU-Standardvertragsklauseln). Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von HubSpot.

11. Cookies und lokale Speicherung

Für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung deiner Sitzung setzen wir technisch notwendige Cookies unseres Authentifizierungsdienstes (Supabase Auth). Diese Cookies sind für den Betrieb des Kanzlei-Checks zwingend erforderlich und werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gesetzt; eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Eine darüberhinausgehende Speicherung deiner Daten im Browser (z. B. Local Storage/Session Storage) findet durch unsere Anwendung selbst nicht statt.

Erst wenn du aktiv den Terminbuchungs-Kalender lädst (siehe Ziffer 10), können durch HubSpot weitere, nicht zwingend technisch notwendige Cookies gesetzt werden. Diese sind nicht Teil des normalen Seitenaufrufs. Eine vollständige Übersicht findest du in der folgenden Tabelle.

Wir setzen keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein und binden keine Web-Analyse-Dienste ein. Die von uns verwendete Schriftart wird technisch beim Erstellen der Anwendung eingebunden, nicht zur Laufzeit von einem externen Server nachgeladen.

12. Empfänger von Daten

Im Rahmen der technischen Bereitstellung erhalten folgende Empfänger Zugriff auf personenbezogene Daten, jeweils nur im für ihre Funktion erforderlichen Umfang:

• Supabase – Datenbank- und Authentifizierungsdienst (siehe Ziffer 6),
• OpenAI – ausschließlich für die kostenpflichtige, manuell ausgelöste Kanzlei-Inspektion, im in Ziffer 7 beschriebenen Umfang,
• HubSpot – ausschließlich bei aktiver Terminbuchung (siehe Ziffer 10),
• unser E-Mail-Versanddienstleister – zum Versand von Konto- und Statusbenachrichtigungen,
• unsere Mitarbeitenden im Rahmen der persönlich begleiteten Kanzlei-Inspektion und Berichtsprüfung.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.

13. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt derzeit potenziell im Rahmen des Einsatzes von OpenAI (Ziffer 7) und HubSpot (Ziffer 10). In beiden Fällen stützen wir uns auf die von den jeweiligen Anbietern bereitgestellten Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln bzw. vergleichbare Angemessenheitsmechanismen. Für den Datenbank- und Authentifizierungsdienst Supabase (Ziffer 6) wird der konkrete Produktivstandort vor Veröffentlichung final geprüft; sollte dabei eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR erfolgen, aktualisieren wir diese Erklärung entsprechend.

14. Speicherdauer

Dein Benutzerkonto und die damit verbundenen Check-Daten (Assessments, Antworten, Ergebnisse, Kanzlei-Entwicklungskonzepte) werden für die Dauer deines Nutzer- bzw. Kundenverhältnisses gespeichert.

Nach Beendigung des Nutzer-/Kundenverhältnisses oder einem berechtigten Löschverlangen werden die betreffenden Daten grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nach aktuellem Stand verarbeiten wir in dieser Anwendung selbst keine Rechnungen, Rechnungsnummern, Zahlungsinformationen, Bankdaten oder Buchungsbelege — die Rechnungsstellung erfolgt außerhalb dieser Anwendung und ist von diesem Löschprozess nicht betroffen.

Daten in technisch erforderlichen Sicherungskopien (Backups) können bis zu deren turnusmäßiger Überschreibung fortbestehen; wir können nicht zusichern, dass Backups exakt nach Ablauf der 30 Tage gelöscht sind. Du kannst die Löschung deiner Daten jederzeit formlos bei uns beantragen (siehe Ziffer 16).

15. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, unter anderem eine verschlüsselte Datenübertragung (TLS), eine rollenbasierte Zugriffskontrolle sowie eine strikte Trennung der Daten unterschiedlicher Kanzleien auf Datenbankebene. Wir weisen darauf hin, dass wir keine über die tatsächlich vorhandenen technischen Maßnahmen hinausgehenden Zertifizierungen oder Gütesiegel beanspruchen.

16. Rechte betroffener Personen

Dir stehen als betroffene Person grundsätzlich folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@kanzlei-entwickler.de.

17. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig für unseren Unternehmenssitz in Bergisch Gladbach (Nordrhein-Westfalen) ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW). Du kannst dich unabhängig davon auch an die Aufsichtsbehörde deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden.

18. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die von uns genutzten Dienste, technischen Provider oder die Art der Datenverarbeitung ändern. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt deines Besuchs aktuelle Fassung.

Stand: August 2026

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